Asiakirjajulkisuus

YTK on tiedonhallintalain tarkoittama tiedonhallintayksikkö. Tiedonhallintalain 28 §:n 1 momentin mukaan tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä.

Julkisuuslain 4 §:n mukaan viranomaisella tarkoitetaan paitsi selvästi julki­seen hal­linto­koneistoon kuuluvaa organisaatiota, myös yksityisoikeudellista yhteisöä, jos sille on lain­säädännössä annettu julkinen tehtävä. Työttömyyskassa on yksityisoikeudelli­nen yh­teisö, jonka tehtävänä työttömyyskas­salain 1 §:n 1 momentin mukaan on työttö­myystur­valaissa tarkoitetun ansioturvan ja julkisesta työ­voimapalvelusta anne­tun lain mukaisen ansiotuen ja siihen liittyvien opintososiaalisten etuuksien järjestäminen jäsenil­leen.

Julkisuuslain mukaan työttömyyskassa rinnastetaan viranomaiseen vain siltä osin, kun se käyttää julkista valtaa. Tällaisella julkisen vallan käyttämisellä tarkoite­taan esimerkiksi puuttumista yksityi­sen oikeusasemaan hallintopäätöksellä, kuten etuuksien myöntämistä. Laki koskee siis työttömyys­kassan kaikkea toimintaa, joka liittyy etuuksien järjestämiseen jäsenilleen

Kuvauksen tarkoitus on avustaa yksilöitä ja yhteisöjä YTK:n kohdistuvien tietopyyntöjen tekemisessä. Tietopyyntö on viranomaisen asiakirjaan kohdistuva pyyntö, jossa pyynnön esittäjä pyytää saada tietoa viranomaisen asiakirjasta. Pyyntö voi koskea yksittäistä tietoa tai asiakirjaa, eri tietolähteissä olevasta tiedosta koostuvaa asiakirjaa tai laajempaa viranomaisen aineistoa. Tietopyyntö on julkisuuslain 13 §:n mukaan yksilöitävä riittävän tarkasti. Yksilöidyn pyynnön perusteella YTK voi selvittää, mitä tietoa tai asiakirjaa pyyntö koskee.

Yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukaan rekisteröidyllä on oikeus

  • tarkastaa omat henkilötietonsa
  • pyytää omien tietojensa oikaisemista tai poistamista
  • pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tietojen käsittelyä
  • pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen/rekisterinpitäjältä toiselle
  • peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen
  • tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yleiskuvaus YTK:n hallussa olevista tietoaineistoista ja niiden rakentumisesta. Kuvauksessa YTK:n tietovarantoja on esitetty loogisesti yhteenkuuluvien tietoaineistojen kokonaisuuksina.

Tietopyynnön tekeminen ja yhteystiedot

Jos haluat tehdä tietopyynnön, joka koskee tässä kuvauksessa mainittuja asiarekisterin tai tietojärjestelmän sisältämiä tietoja, osoita tietopyyntö YTK:lle postitse:

PL 100, 32201 Loimaa

tai sähköpostitse:

asiakaspalvelu@ytk.fi

Edellä mainittuja yhteystietoja käyttäessä tietopyyntö ohjautuu asiakaspalveluun, missä se rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Asiakaspalvelu toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi YTK:ssa oikealle taholle.

Omien henkilötietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä toimittamalla henkilötietojen tarkastuspyyntö postitse yllä mainittuun osoitteeseen tai lähettää se OmaYTK:n kautta.

Pyynnön vastaanottamisen jälkeen YTK käsittelee tietojen luovutusasian voimassa olevan lainsäädännön mukaan ja antaa pyyntöön vastauksen lain edellyttämässä ajassa. Jos asiakirja on julkisuuslain mukaan salassa pidettävä, asiakirjaa ei luovuteta. 

YTK:n tietojärjestelmät

YTK käsittelee tietoja jäsenten ja etuudensaajien tietoja työttömyysturvalain perusteella toteuttaakseen julkista hallintotehtävää. Lisäksi YTK käsittelee työntekijöidensä tietoja työsopimuslain perusteella. 

Seuraavat YTK:n tietojärjestelmät sisältävät asiarekisteriin tai palveluiden tiedonhallintaan liittyviä tietoja:

  • Asian käsittelyjärjestelmä
  • Etuuksien maksatusjärjestelmä
  • Puhelujärjestelmä
  • Jäsenrekisteri
  • Sähköinen viestintäjärjestelmä OmaYTK
  • Uutiskirjeen lähetysjärjestelmä
  • Henkilöstöhallinnon järjestelmä
  • Taloushallinnon järjestelmä

Tietojärjestelmien sisältämät tietoaineistot tietoryhmittäin ja hakukriteerit

Tässä kuvauksessa tietoaineistolla tarkoitetaan samaa kuin miten laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) sen määrittää. Tietoaineisto on asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuva, tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvä tietokokonaisuus.

YTK:n tietoaineisto on jaettu päätietoryhmiin, joita ovat palvelutuotannon tiedot, henkilöstöhallinnon tiedot, talouden ja hallinnon tiedot.

Tietopyyntöjen yksilöimiseksi ja täsmällisten tietopyyntöjen mahdollistamiseksi alla luetellaan, minkä tyyppisillä hakutekijöillä on mahdollista hakea tietoja tässä asiakirjassa esitellyistä tietojärjestelmistä. Näillä hakutekijöillä tarkoitetaan tietoaineistojen sisältöä kuvaavia ja niihin kohdistuvia hakuja helpottavia tietoja. Hakutekijät eivät rajoita asiakirjajulkisuutta tai tiedonsaantia, vaan informoivat tietopyynnön tekijää siitä, minkälaisilla hakuja helpottavilla hakutekijöillä teknisesti voidaan tietopyyntöihin vastata viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 13 §:ssä tarkoitetun tietopyynnön perusteella.

YTK:n järjestelmissä ei ole yleisesti käytettävissä olevia avoimia teknisiä rajapintoja.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen ylläpito

Tätä kuvausta ylläpitää YTK:n asiakirjahallinnosta vastaava taho.