Ansioturvan toimeenpanossa on kyse siitä, että hakija saa sen työttömyysetuuden, mihin hänellä on työttömyysturvalain mukaan oikeus. Hakija tekee hakemuksen, me tutkimme lain mukaiset esteet ja edellytykset, laskemme päivärahan määrän, annamme päätöksen ja siirrämme rahat tilille.

Periaatteessa ei ole estettä, että kone hoitaisi koko homman. Siis jopa niin, että edes hakemusta ei tarvitse laittaa. Käytännössä tämä ei onnistu, koska kaikkea tarvittavaa tietoa ei lähtökohtaisesti ole olemassa ja jos on, se on sellaisessa muodossa, että se ei ole suoraan koneen käytettävissä. Asiassa on myös juridisia esteitä. Esimerkiksi lain mukaan työttömyysetuutta pitää hakea kirjallisesti. Etuusprosessin loppupäässä tietokone ei voi antaa etuusasiassa päätöstä.

Kun teet hakemusta, sähköinen asiointimme ohjaa sinua täyttämään tarpeelliset tiedot ja muistuttaa tarvittavista liitteistä. Samalla voit hakea tulotietoja tulorekisteristä hakemusta täydentämään. Hakemusten tietojen perusteella sähköinen asiointi reitittää hakemuksesi meillä sopivaan jonoon. Tämä liittyy sisäiseen työnjakoomme, joka puolestaan liittyy käsittelyn tehokkaaseen ohjaamiseen. Esimerkiksi jatkohakemukset, joissa ei ole muutoksia tai merkintöjä, menevät automaatin käsiteltäväksi. Automaatti tarkistaa tietyt yksityiskohdat ja kirjaa maksun, jos kaikki on kunnossa.

Jos hakemus on ensimmäinen, eli työttömyys tai lomautus on alkanut ja teet ensihakemuksen, menee se käsittelijälle. Käsittelijä tarkistaa hakemuksen tiedot, tarvittavat rekisterit, verotiedot, pyytää mahdollisesti lisätietoja ja laskee päivärahan määrän. Käytännössä käsittelijä täydentää työssäoloehtorekisterin ja sen pohjalta tietokone laskee päivärahan määrän. Kone voisi tämän tehdä kokonaan itsenäisesti, mutta meillä ei Suomessa ole sellaista työssäolorekisteriä, jossa tällaisia tietoja olisi rakenteellisessa muodossa niin, että kone voisi tiedot sieltä lukea. Käytännössä käsittelijä kohdentaa palkkoja ansaintajaksoille, vähentää ylihypättäviä aikoja ja poistaa tuloeriä, joita ei huomioida päivärahan perusteena olevassa palkassa. Työssäoloehtoon kertynyttä palkkaa myös verrataan ilmoitettuun kuukausipalkkaan ja jos eroa on, käsittelijä selvittää, mistä ero johtuu. Ero voi esimerkiksi johtua siitä, että ilmoitettu palkka voi sisältää tulospalkkioita tai vaihtoehtoisesti joitain palkattomia aikoja puuttuu.

Jos jatkohakemuksessa on muutoksia, se ohjautuu käsittelijälle, joka tarkistaa muutokset ja tekee tarvittavat toimenpiteet ja antaa mahdollisen päätöksen. Yleisin muutos on osa-aikatyöstä ilmoittaminen. Tulot osa-aikatyöstä vaikuttavat maksettavaan päivärahaan ja nämä pitää huomioida. Kone ei tätä pysty tekemään, koska esimerkiksi tulorekisteristä ei ole saatavilla kaikkea tarvittavaa tietoa. Vaikka tulojen ja etuuden yhteensovitus on pääsääntöisesti maksuperusteista, on työssäoloehdon seuranta ansaintaperusteista ja ansainta-aikaan liittyviä tietoja tulorekisterissä ei ole.

Yhden hakemuksen käsittelyyn kuluva aika vaihtelee muutamista minuuteista useisiin tunteihin. Hakemusten käsittelyyn kuluva aika kerrottuna käsittelijöiden määrällä antaa jonkun maksimiarvon sille, kuinka monta hakemusta pystymme tietyssä ajassa hoitamaan.

Työttömyysturvassa on tyypillistä, että hakemusmäärissä on suurta ajallista vaihtelua. Esimerkiksi alkukuusta saamme paljon hakemuksia ja loppukuussa hakemuksia tulee vähän. Käytännössä alkukuussa emme pysty käsittelemään hakemuksia sitä mukaa, kun niitä tulee ja vastaavasti loppukuussa käsittelemme hakemuksia enemmän, mitä niitä tulee. Tämä dynamiikka asettaa haasteita hakemuskäsittelyn järjestelylle ja kokonaisuus on jossain määrin aina kompromissi nopean käsittelyajan ja kokonaistehokkuuden välillä.

Viime vuonna käsittelyaikamme, eli käytännössä aika, jonka hakemus on jonossa, oli noin 5 päivää. Koronaepidemian myötä hakemusmäärät nousivat nopeasti valtaviin mittoihin ja tällä hetkellä jonot ovat sitä myöden pidempiä, mitä ne ovat koskaan YTK:n historiassa olleet.

Olemme palkanneet tänä vuonna yli sata uutta työntekijää. Kaikki nämä eivät ole uusia käsittelijöitä. Poikkeustilanteessa myös neuvonnan ja erityisesti henkilökohtaisen neuvonnan tarve on kasvanut ennätysmäisesti. Siksi osa uusista työntekijöistä on suuntautunut tätä työsarkaa tekemään. Samalla kun YTK:n työntekijämäärä on lähes kaksinkertaistunut, olemme toki tarvinneet myös hallintoon vahvistusta.

Tällä hetkellä hakemusten käsittely on yhdistelmä automaatiosta, hakijan työstä, käsittelijän työstä ja ohjelmistorobotiikasta. Kone siis hoitaa osan YTK:n hakemusrumbasta.

Koronaepidemian ajoitus oli huono; jos sen oli pakko tulla, se tuli hieman liian aikaisin. Tällä hetkellä on nimittäin menossa lainsäädännön kehitys siihen suuntaan, että työttömyysturvassa on mahdollista hyödyntää automaatiota laajamittaisesti. Esimerkiksi työssäoloehdon euroistaminen on jo valmistelussa ja samalla myös sähköinen päätöksenanto on selvityksessä. Jos nämä olisivat olleet jo valmiina, olisi etuuden maksatus skaalautunut joustavammin räjähdysmäisesti nousseeseen kysyntään. Toisaalta koronaepidemia on nyt vauhdittanut tätä kehitystä, kun nykyjärjestelmän puutteet ovat selkeästi kaikkien näkyvillä.

Meillä on YTK:llä ollut selkeä ja vahva etunoja tekniseen kehitykseen hakemusten käsittelyssä. Me näemme asian erityisesti asiakkaiden näkökulmasta ja siitä syystä olemme jatkuvasti kehittäneet työtämme ja samalla vieneet kehitysideoitamme myös lainsäätäjän avuksi.

Korona-aika on silti asettanut myös meidät mammuttimaisen haasteen eteen. Vaikka tilanne alkuun näytti erittäin huonolta, on jo nyt onneksi näkyvissä asian hyvät puolet. Olemme esimerkiksi kaikilla toimenpiteillämme pystyneet käsittelemään normaaliaikaan nähden yli kolminkertaisen määrän hakemuksia. Ja tässä olemme vasta keräämässä vauhtia. Siksi on selvää, että tämän jälkeen olemme ottaneet meidänkin mittakaavassa huiman askeleen eteenpäin, mikä jatkossa hyödyttää jäseniemme parempana palveluna ja joustavampana päivärahojen hakemisena ja maksamisena.