Saimme hoidettavaksemme valtavan haasteen, kun koronakevät ajoi yritykset ja organisaatiot lomauttamaan henkilöstöään. Työttömyyshakemusten määrä räjähti lyhyessä ajassa ja kymmenet tuhannet joutuivat jonoon odottamaan hakemuksensa käsittelyä. Meiltä YTKlaisilta tämä on vaatinut aivan uudenlaista asennoitumista, koska sujuva ja mutkaton palvelu on meille itsestäänselvyys, jota olemme tottuneet jäsenillemme tarjoamaan. On tuntunut pahalta, kun hakemusmäärien kasvaessa nopeaan toimintaamme tottuneet asiakkaamme ovat joutuneet jonoon odottelemaan. Asiakkaamme on tilanteesta perustellusti ahdistunut – ja niin olemme mekin.

Moni on kysynyt kevään aikana, miksi päivärahahakemusten käsittelyä ei näin tekoälyn ja lohkoketjujen aikakaudella pystytä tekemään joutuisammin. Tämä on hyvä kysymys, joka on kiinnostanut meitäkin. Koska käsittelytyö tällä hetkellä on sekoitus järjestelmäautomaatiota ja ihmisen tekemää käsittelytyötä, vastasimme hakemustulvaan nopeiten rekrytoimalla ja perehdyttämällä 85 uutta hakemuskäsittelijää ruuhkan purkamiseksi. Lisäksi tunnistimme prosesseista kohtia, joihin voimme tehdä pikaista automaatiota ohjelmistorobotiikan avulla.

Olemme tehneet merkittäviä helpotuksia työttömyyskorvauksen hakuun jo vuosia sitten, kun kehitimme jäsenillemme sähköisen asioinnin OmaYTK:n. Hakiessaan päivärahaa OmaYTK:n kautta hakija hyötyy jo nyt mahdollisimman pitkälle viedystä automaatiosta. Hyöty liittyy siihen, että OmaYTK ohjaa käyttäjää ja kerää tietoja päätöstä varten niin, että saamamme tiedot ovat laadukkaita. Toki joudumme ottamaan ajoittain yhteyttä hakijoihin tarkentaaksemme tiettyjä tietoja. Hakemustietojen tarkistaminen tapahtuu kuitenkin pääosin jo siinä vaiheessa, kun hakija täyttää OmaYTK:ssa hakemuksen.

Tänä keväänä on ollut mahdollista saada henkilöiden tulotietoja suoraan kansallisesta tulorekisteristä. Tämä on merkittävä parannus ja lisää entisestään automaation mahdollisuuksia. Tulorekisteritietojen hyödyntäminen on mahdollistanut YTK:lle ottaa nopeasti käyttöön rpa-teknologiaa, kotoisammin robotiikkaa, hakemustulvan käsittelemiseksi. Julkaisimme huhtikuussa, keskellä koronakriisiä, OmaYTK:sta uuden version. Muutokset OmaYTK:ssa mahdollistivat sen, että pystyimme ottamaan käyttöömme rpa-teknologiaa käsittelytyötä helpottamaan. 

Tällä hetkellä YTK:ssa työskentelee kuusi robottia erilaisten hakemusten parissa. Robotteja kutsutaan leikkisästi Karhuryhmäksi ja jokaisella robotilla on myös oma nimensä. Kehitys- ja toteutustyö saatiin todella nopeasti maalis-huhtikuussa käyntiin ja nyt olemme jo kolme viikkoa testanneet robottien toimintaa hakemusten käsittelyssä. Kokemukset ovat olleet hyviä. Robotti auttaa käsittelijää tekemällä tietyt työvaiheet valmiiksi ennen kuin käsittelijä ottaa käsittelyyn hakemuksen.

Roboteilla olisi tekniset valmiudet tehdä käsittelytyö päätöksen antamista vailla valmiiksi, mutta monimutkainen ja yksityiskohtainen työttömyysturvalainsäädäntö ei ole vielä täysin avannut tietä roboteille – suurimpaan osaan hakemuksista tarvitaan siis edelleen työttömyysturvan saloja ymmärtävän ihmisen apua. Yksi iso haaste on esimerkiksi ansiopäivärahan määrän laskeminen. Kuukausipalkka harvoin vastaa tulorekisterin ansaintatietoja, jolloin ihmisen pitää selvittää, mistä ero johtuu. Tyypillisesti kyse on jostain satunnaisesta tuloerästä, jota tulorekisterissä ei ole yksilöity.

Joka tapauksessa robotti pystyy työllään auttamaan ihmistä tämän työssä. Olemme varmoja, että pystymme ihmisen ja robotin yhteistyöllä purkamaan valtaviksi paisuneet hakemusruuhkat kesän aikana. 

Robotiikka on nykyään hyvin yleistä ja siitä on paljon hyötyä oikein käytettynä. Työttömyysturvan monimutkaisuudesta johtuen robotti ei voi korvata ihmiskäsittelijää, eikä siitä ylipäätään saada parasta mahdollista hyötyä käyttöön. On selvää, että ohjelmistorobotiikka hakemusten käsittelyssä on vain välivaihe matkalla kohti järjestelmäautomaatiota. Järjestelmäautomaatio edellyttää päätöksenantoon liittyvän lainsäädännön kehittämistä ja ennen kaikkea työttömyysturvan kehittämistä sellaiseksi, että rekistereissä oleva rakenteellinen tieto riittäisi etuusoikeuden ratkaisemiseksi.